Comment verifier le diplome d'un candidat de maniere legale ?

La vérification des diplômes est devenue une étape standard dans les processus de recrutement modernes. Elle protège l'entreprise contre les erreurs d'embauche et garantit l'équité entre les candidats. Cependant, cette démarche ne peut se faire au mépris de la loi. En France, le Code du travail et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fixent des règles précises que chaque recruteur doit respecter sous peine de sanctions.

Voici le guide complet pour effectuer ces contrôles en toute conformité légale.

1. L'obligation d'information prealable (Article L. 1221-6 du Code du travail)

Le principe fondamental en droit du travail français est la transparence. Un employeur a tout à fait le droit de vérifier les déclarations d'un candidat, mais il a l'obligation stricte de l'en informer préalablement.

L'article L. 1221-6 du Code du travail dispose que :

"Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles."

De plus, l'article L. 1221-9 précise qu'aucun dispositif de collecte de données ne peut être mis en œuvre s'il n'a pas été préalablement porté à la connaissance du candidat.

En clair : vous ne pouvez pas contacter un secrétariat universitaire ou un ancien établissement d'enseignement en cachette. Vous devez informer le candidat (par écrit, idéalement via une clause dans le formulaire de candidature ou par email) des vérifications de diplômes qui seront menées.

Pour une vue d'ensemble du cadre légal du recrutement, vous pouvez consulter notre guide de verification de CV conforme au RGPD.

2. Les exigences du RGPD et de la CNIL

Les diplômes, relevés de notes et certificats d'études contiennent des données personnelles. À ce titre, leur traitement par le recruteur relève des obligations du RGPD :

• Le principe de minimisation : Ne demandez que les diplômes strictement nécessaires pour le poste. Il est inutile et disproportionné de réclamer le relevé de notes du baccalauréat pour un profil senior expérimenté.
• La durée de conservation : Les justificatifs collectés ne doivent pas être conservés indéfiniment. Si le candidat n'est pas retenu, ses données doivent être supprimées (ou archivées avec son accord pour une durée maximale de 2 ans). Si le candidat est embauché, les justificatifs de diplômes requis peuvent rejoindre son dossier personnel de salarié.
• La sécurité des données : Les copies de diplômes reçues par email ou stockées sur des ordinateurs locaux présentent un risque de fuite de données. Ils doivent être stockés sur des serveurs sécurisés et chiffrés.

Ces règles s'appliquent également lors de la prise de contact avec les anciens employeurs du candidat. Vous retrouverez les bonnes pratiques à ce sujet dans notre guide sur le controle de references.

3. Les outils officiels de verification en France

Plusieurs méthodes existent pour vérifier la véracité d'un titre universitaire ou professionnel en France :

A. Diplome.gouv.fr (Le service officiel de l'État)

L'État français propose une plateforme gratuite permettant de générer des attestations numériques certifiées pour certains diplômes (du brevet au master). Le candidat peut générer un lien de vérification sécurisé et le transmettre au recruteur.

• Limites : Tous les diplômes ne sont pas encore intégrés (les diplômes des écoles privées, les titres consulaires ou certains diplômes obtenus avant 2000 ne sont pas toujours disponibles).

B. Le contact direct avec l'établissement émetteur

Vous pouvez contacter le service de scolarité de l'université ou de l'école concernée.

• Limites : De nombreuses universités refusent désormais de répondre par téléphone ou par email simple pour des raisons de RGPD. Elles exigent souvent que le recruteur leur transmette une autorisation écrite et signée par le candidat autorisant la scolarité à divulguer cette information. De plus, les délais de réponse des secrétariats universitaires peuvent atteindre plusieurs semaines.

4. CertiCV : la solution de verification automatisee et conforme

Pour surmonter ces contraintes de temps et de conformité, l'utilisation d'une plateforme spécialisée comme CertiCV simplifie le travail des équipes RH :

• Flux candidat transparent : Le candidat dépose ses justificatifs et valide son consentement RGPD en quelques clics depuis son espace dédié.
• Vérification multi-sources en 48h : CertiCV se charge de contacter les établissements et de recouper les données avec des bases de données officielles et certifiées.
• Sécurité maximale : Les documents sont chiffrés de bout en bout et l'ensemble du processus est documenté pour votre registre de traitement RGPD (DPO).

En bref

La vérification de diplômes est un droit de l'employeur à condition de respecter la transparence avec le candidat et de protéger ses données personnelles. L'information préalable et le lien direct avec le poste sont les deux clés d'un processus juridiquement inattaquable.

Pour découvrir comment automatiser vos vérifications de diplômes en toute sécurité, vous pouvez reserver une demo avec un expert ou ouvrir un compte d'essai gratuit.